Datenschutzerklärung

Wer verantwortlich ist

Verantwortlich für das CKV PartnerPortal (partner.ckv.de) und die PartnerPortal-Apps für iPhone, iPad, Mac und Android im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

CKV Kassen-Partner GmbH
Heinrich-Hertz-Straße 11
46399 Bocholt, Deutschland
Telefon 02871 88 70 90
E-Mail: apps [at] ckv.de

Das PartnerPortal ist für unsere Geschäftspartner da — Betriebe, die mit CKV zusammenarbeiten, und die Menschen, die dort einen Zugang haben. Diese Erklärung beschreibt, was mit Ihren Daten geschieht, wenn Sie das Portal oder eine der Apps als Partner nutzen.

Welche Daten verarbeitet werden

Ihr Zugang: Name, E-Mail-Adresse, der Betrieb und die Standorte, denen Sie zugeordnet sind, Ihre freigegebenen Bereiche (etwa Tickets oder Dokumente), auf Wunsch ein Profilbild. Ihr Passwort speichern wir nie im Klartext, sondern nur als Prüfwert. Richten Sie einen zweiten Faktor ein, liegt sein Schlüssel verschlüsselt; bei einem Passkey speichern wir nur dessen öffentlichen Schlüssel — der private bleibt auf Ihrem Gerät oder in Ihrem Passwort-Manager.

Stammdaten Ihres Betriebs: Firmenname, Kundennummer, Rechtsform, Register- und Steuerangaben, Kontakt- und Rechnungsadressen, Standorte mit Anschrift, Telefon und Kontaktadresse.

Tickets: was Sie über „Neues Ticket für diesen Standort“ oder als Antwort in einem Vorgang schicken — Text (getippt oder diktiert) und, wenn Sie es anhängen, Fotos, Sprachnachrichten und Dateien —, dazu der Verlauf mit den Antworten von CKV.

Dokumente: Dateien, die Sie hochladen, und Dateien, die CKV Ihnen bereitstellt, mit dem Vermerk, ob sie schon abgerufen wurden.

Nachrichten: Mitteilungen von CKV an Ihren Betrieb im Postfach des Portals, mit Lesestand.

Bestellungen: Bestellungen im Shop mit Artikeln, Mengen, Lieferstandort und Ihrer Zustimmung zu den AGB (Fassung und Zeitpunkt).

Einstellungen: ob Sie Rundschreiben erhalten möchten, ob Sie Mitteilungen auf Ihr Gerät bekommen und erinnert werden möchten, die zuletzt besuchte Seite (damit die nächste Anmeldung dort weitermacht) und ob Sie das Portal zuletzt im Browser oder in einer App genutzt haben.

Gerätedaten: Wenn Sie Mitteilungen erlauben, der Schlüssel, über den Ihr Gerät erreichbar ist.

Anmeldung und Sicherheit: Zeitpunkt Ihrer letzten Anmeldung, Ihre angemeldeten Sitzungen und die Zahl fehlgeschlagener Anmeldeversuche, damit niemand Passwörter durchprobieren kann.

Kamera, Mikrofon und Fotos

Die Apps und das Portal greifen nur dann auf Kamera, Mikrofon oder Ihre Fotos zu, wenn Sie selbst einem Ticket ein Foto, eine Sprachnachricht oder eine Datei anhängen. Erst dann fragt Ihr Gerät um Erlaubnis. Aufgenommen wird nur, was Sie auslösen, und es geht ausschließlich mit diesem Ticket an CKV. Einen Standort fragen wir nicht ab.

Diktieren: Wenn Sie „Diktieren“ tippen, wird Ihre Sprache in Text umgewandelt, und nur dieser Text landet im Eingabefeld, ein Ton wird nicht gespeichert. In unseren Apps erledigt das die Spracherkennung von Apple, auf dem Gerät, wo es das unterstützt, sonst bei Apple. Im Browser übernimmt die Spracherkennung des Browsers (bei Safari Apple, bei Chrome und Edge der jeweilige Hersteller, etwa Google). CKV erhält dabei weder Ton noch Zwischenstände.

Wofür und auf welcher Grundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertrag: Betrieb des Portals für die Geschäftsbeziehung zwischen Ihrem Betrieb und CKV: Zugang, Tickets und Support, Dokumente, Nachrichten, Bestellungen, Pflege der Stammdaten.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — gesetzliche Pflichten: Aufbewahrung von Bestellungen und geschäftlicher Korrespondenz nach Handels- und Steuerrecht.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse: Sicherheit des Portals (Schutz vor Angriffen, Protokoll über Anmeldungen und Änderungen), Sicherungskopien, Hinweise an CKV, wenn sich Stammdaten Ihres Betriebs ändern.

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung: Mitteilungen auf Ihr Gerät, Rundschreiben, Profilbild. Sie können jede davon jederzeit unter „Mein Konto“ abschalten bzw. entfernen.

Wer die Daten zu sehen bekommt

Ihr eigener Betrieb: Zugänge desselben Betriebs sehen dieselben Tickets, Dokumente und Nachrichten — eingeschränkt auf die Standorte und Bereiche, die Ihr Betrieb freigegeben hat. Ein anderer Betrieb sieht Ihre Daten nie; die Trennung ist auf jeder Ebene des Portals durchgesetzt.

CKV Kassen-Partner GmbH: die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Ihren Betrieb betreuen, im Rahmen ihrer Aufgaben.

Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen — Betrieb der Server, im Rechenzentrum Falkenstein in Deutschland.

DocBee — unser Ticket- und Kundensystem. Tickets mit ihren Anhängen und Antworten werden dort geführt, die Stammdaten Ihres Betriebs werden mit ihm abgeglichen.

Google — in zwei Fällen: als unser E-Mail-Anbieter, über dessen Server wir Einladungen, Benachrichtigungen und Bestätigungen versenden und über den uns Anfragen aus dem Kontaktformular erreichen; und mit Google Drive als Ablage für Dokumente, für das Protokoll des Portals und für Sicherungskopien.

Apple — nur zur Zustellung von Mitteilungen an die App auf iPhone, iPad und Mac, wenn Sie sie erlaubt haben.

Der Zustelldienst Ihres Browsers — wenn Sie Mitteilungen im Browser oder in der Android-App erlaubt haben, läuft die Zustellung über den Dienst des Herstellers: bei Chrome und der Android-App über Google, bei Firefox über Mozilla, bei Safari über Apple. Mitteilungen nennen den Anlass und höchstens einen Titel oder Dateinamen („Neues Dokument: Rechnung.pdf“, „Neue Nachricht zu Ihrem Vorgang“); bei Rundschreiben steht der Anfang des Textes darin. Den Inhalt eines Tickets oder Dokuments enthalten sie nie.

TeamViewer — nur wenn Sie im Portal „Fernwartung“ wählen und das Programm von TeamViewer selbst starten, damit wir Ihnen am Bildschirm helfen können. Dafür gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise der TeamViewer Germany GmbH.

Ihre Daten im Portal liegen auf Servern in Deutschland. Bei Google und Apple können Daten in die Vereinigten Staaten gelangen; beide sind nach dem Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023 zertifiziert (EU-U.S. Data Privacy Framework). Mit den Dienstleistern, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

Wie lange

Ihr Zugang und seine Daten bestehen, solange Ihr Betrieb mit CKV zusammenarbeitet und Ihr Zugang nicht gelöscht ist.

Eine Anmeldung gilt bis zu 30 Tage nach der letzten Nutzung; danach müssen Sie sich neu anmelden. Fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden nach fünfzehn Minuten nicht mehr gezählt.

Bestellungen und geschäftliche Korrespondenz bewahren wir so lange auf, wie Handels- und Steuerrecht es verlangen — sechs bis zehn Jahre.

Sicherungskopien entstehen jede Nacht; es bleiben die letzten zwanzig erhalten, ältere werden gelöscht.

Wird Ihr Zugang gelöscht, entfernen wir ihn mit allem, was nur zu ihm gehört — Zugangsdaten, Einstellungen, Sitzungen und Geräteschlüssel. Was Sie für Ihren Betrieb geschickt oder hochgeladen haben — Tickets, Dokumente, Bestellungen —, gehört zur Geschäftsbeziehung und bleibt beim Betrieb, bis die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.

Zugang löschen

Sie können die Löschung Ihres Zugangs jederzeit selbst anstoßen: im Portal und in den Apps unter „Mein Konto“ → „Zugang löschen“, mit Ihrem Passwort bestätigt. Ihr Zugang ist dann sofort gesperrt, alle Anmeldungen enden, und Sie erhalten eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Ebenso können Sie die Löschung per E-Mail an apps [at] ckv.de oder über das Kontaktformular verlangen. Den Zugang einer Kollegin oder eines Kollegen kann außerdem der Erstzugang Ihres Betriebs unter „Stammdaten“ entfernen. Wir löschen innerhalb eines Monats endgültig und bestätigen Ihnen die Löschung. Was dabei gelöscht wird und was aus gesetzlichen Gründen bleibt, steht oben unter „Wie lange“.

Anmelden an anderen Seiten mit Ihrem Portalzugang

An Seiten, die CKV dafür freigegeben hat, können Sie sich mit Ihrem Portalzugang anmelden („Mit dem PartnerPortal anmelden“). Ihr Passwort geben Sie dabei nur im Portal ein. Die andere Seite erhält — erst nachdem Sie ihr einmal zugestimmt haben — Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Rolle sowie Namen und Kundennummer Ihres Betriebs, und nichts weiter: keine Tickets, Dokumente oder Bestellungen. Ihre Zustimmungen sehen und widerrufen Sie unter „Mein Konto“ (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Wenn Sie einen Zugang anfordern

Über „Zugang anfordern“ auf der Anmeldeseite können Kunden von CKV einen Zugang erbitten. Dafür verarbeiten wir, was Sie eintragen: Betrieb, Kundennummer, Name, E-Mail-Adresse, Telefon, Standorte und Ihre Anmerkung. Die Anfrage geht als E-Mail an unser Postfach; das Portal legt sie nicht ab, im Versandprotokoll stehen nur Empfänger, Betreff (mit dem Namen des Betriebs) und Zeitpunkt, und wie alles im Portal ist dieses Protokoll in den nächtlichen Sicherungen enthalten. Wir verwenden die Angaben, um zu prüfen, ob Sie zu dem genannten Kunden gehören, und um Ihnen den Zugang einzurichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wird kein Zugang eingerichtet, löschen wir die Anfrage, wenn sie erledigt ist.

Wenn Sie nur die Internetseite aufrufen

Beim Aufruf einer Seite verarbeitet unser Server technisch notwendige Angaben — IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser —, um die Seite auszuliefern und Angriffe abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zum Schutz des Kontaktformulars und der Anmeldung zählen wir kurzzeitig im Arbeitsspeicher, wie oft von einer IP-Adresse aus etwas abgeschickt wird; gespeichert wird sie dabei nicht.

Wir setzen keine Cookies zur Werbung oder Analyse. Gesetzt werden nur solche, ohne die das Portal nicht funktioniert: Ihre Anmeldung und kurzlebige Merkmale während der Anmeldung. Im Speicher Ihres Browsers merkt sich das Portal außerdem Bequemlichkeiten wie die helle oder dunkle Darstellung. Dafür brauchen Sie keine Einwilligung zu erteilen — und deshalb fragt Sie auch kein Banner danach (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

Schriften, Bilder und Programmteile des Portals kommen von unserem eigenen Server. Es werden keine Inhalte von Drittanbietern nachgeladen.

Was wir nicht tun

Keine Werbung. Keine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken. Kein Tracking über Apps oder Internetseiten hinweg, keine Werbekennung, keine Analysedienste von Dritten. Keine Auswertung Ihres Verhaltens, keine automatisierten Entscheidungen über Sie. Kein Verkauf von Daten.

Das PartnerPortal richtet sich an Betriebe und ihre Beschäftigten, nicht an Kinder.

Sicherheit

Die Verbindung ist durchgehend verschlüsselt. Die Daten jedes Betriebs sind voneinander getrennt. Passwörter liegen nur als Prüfwert vor, Zugangsschlüssel zu anderen Systemen und Schlüssel für den zweiten Faktor verschlüsselt. Sie können Ihren Zugang zusätzlich mit einem zweiten Faktor oder einem Passkey schützen.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen aus berechtigtem Interesse (Art. 21). Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen — etwa indem Sie Mitteilungen oder Rundschreiben abschalten.

Wenden Sie sich dafür an apps [at] ckv.de. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren; zuständig für uns ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

Impressum

Wer hinter dem PartnerPortal steht, steht im Impressum.